Guía de trabajo remoto y cómo aplicarlo en tu empresa

Con la pandemia del COVID-19, varias empresas han adoptado el teletrabajo como su rutina diaria, algunos incursionando recientemente en esta modalidad de trabajo y otros, siguiendo el mismo camino que tenían previo a la llegada del coronavirus.

Si estás en modo trabajo remoto, esta guía te servirá para tener más claridad sobre cómo implementarlo en tu empresa y qué herramientas les servirán para la organización diaria.

¿Qué es el trabajo remoto?

El trabajo remoto también es conocido como trabajo a distancia, el cual consiste en que “el trabajador cumple sus funciones, total o parcialmente, desde su domicilio u otro lugar o lugares distintos de los establecimientos, instalaciones o faenas de la empresa”.

Como es un trabajo enfocado en metas u objetivos, no es requisito que el empleado esté en una ciudad determinada, sino que puede trabajar desde cualquier parte del mundo siempre que cuente con Internet para hacerlo. Generalmente, los trabajadores remotos suelen tener su oficina en diferentes espacios como cowork, cafetería o en su mismo hogar.

¿Cómo implementarlo en tu empresa?

Para aplicar el trabajo remoto en tu empresa, es necesario tener ciertas consideraciones para que sea lo más eficaz posible.

1- Ten claridad sobre las reglas

Define y comunica previamente bajo qué modalidad trabajarán junto a tu equipo para así acordar el nivel de sincronía que deberán tener cada uno de los colaboradores.

Los horarios más comunes son:

• Síncrono: con horario establecido de trabajo. Por ejemplo, de 9:00 a 18:00 horas en caso de trabajo full time.
• Overlap: horario fijo durante un periodo determinado dentro de la jornada laboral. Por ejemplo, todos deben estar disponibles de 10:00 a 12:00 horas, siendo el resto del horario laboral a libre disposición del trabajador.
• Asíncrono: totalmente libre, por lo que no hay horario establecido. La excepción es en caso de reuniones esporádicas, fijadas por el equipo con antelación.

2- Evita reuniones excesivas

Planifica los tiempos de duración de las reuniones, especialmente si son videollamadas. Se recomienda crear una minuta previa de los temas que se conversarán en dicha reunión, para así optimizar dichos encuentros online.

3- Conviértete en un líder

Si estás a cargo de un equipo remoto es importante que actúes como líder, así lograrás un grupo de trabajo más cohesionado en esta nueva modalidad de trabajo.

Puedes revisar estos tres puntos con más detalles en nuestro artículo previo sobre las diferencias entre teletrabajo, home office y trabajo remoto.

Consejos y recomendaciones a la hora de teletrabajar

Si estás en modo teletrabajo, sea por contingencia o porque es la modalidad de tu empresa, estos consejos te ayudarán a llevar una rutina de mejor manera.

1- Dispone un espacio para trabajar

Sabemos que con el teletrabajo y la vida personal en tiempos de pandemia, el teletrabajo se ha complicado aún más. Por lo mismo, es importante que trates de disponer de un espacio específico para trabajar remotamente en tu hogar, o al menos uno donde te sientas cómodo para organizar tus tareas diarias. 

2- Sigue la técnica Pomodoro

Si la concentración está fallando por el estrés asociado a un teletrabajo bajo cuarentena, una buena alternativa es implementar la técnica Pomodoro. Esta metodología se centra en la administración del tiempo de forma eficiente, a través de un sistema de trabajo bajo reloj. Consiste en trabajar de forma concentrada durante 25 minutos, para luego tener 5 minutos de descanso. Al terminar cuatro veces este método, el descanso aumenta a 15 minutos y luego de eso se cumple un Pomodoro. Esta técnica continúa sucesivamente durante el resto de la jornada laboral.

3- Prioriza la salud por encima de todo

Si ves que tu equipo está desmotivado o sobrepasado por teletrabajar en este contexto actual, es importante que se realicen dinámicas que vayan en pos de su salud mental. Alternativas hay muchas como juegos entre equipos e incluso, destinar días libres para que tus trabajadores puedan disfrutar en familia o como tiempo de ocio.

Herramientas claves para un trabajo remoto exitoso

Algunas de las herramientas que deberías considerar en tu trabajo remoto son:

1- Zoom

Una de las aplicaciones de videollamadas más populares desde la pandemia, con la posibilidad de realizar videoconferencias masivas o con un equipo más reducido. Además, puedes grabar la sesión y compartir archivos con los asistentes.

2- Slack

Este software de colaboración es ideal para quienes trabajan en equipos remotos pues sirve para mantener una comunicación fluida con el equipo. Es similar a WhatsApp, pero además permite la creación de diferentes canales de conversación, lo que optimiza los tiempos y beneficia en la organización de los mensajes según temáticas definidas por la empresa.

3- Chimp or Champ

Esta herramienta es sumamente útil para quienes lideran equipos pues permite conocer la productividad de sus colaboradores y los niveles de satisfacción en el trabajo. Se crea un lista semanal con preguntas sobre el rol de los trabajadores, el cual recibe el líder en los días posteriores. Al ser totalmente anónimo, contribuye a que el feedback sea 100% auténtico, sin temor a posibles represalias.

4- Trello

En otro artículo te comentamos que Trello es una de nuestras herramientas favoritas en Consultok y es que sirve para establecer las tareas de cada integrante del equipo con sus deadlines respectivos. Esto permite realizar un seguimiento de los avances de cada proyecto, así como los pendientes.

5- Google Drive

Un clásico, tanto en equipos presenciales como remotos, es Google Drive, herramienta por excelencia a la hora de compartir documentos de todo tipo: hojas de cálculo, presentaciones, formularios y prácticamente lo que se te ocurra. En caso de trabajar remoto, será muy útil para tener archivos compartidos y así editarlos o revisarlos de forma simultánea.

6- Dropbox

Este servicio de alojamiento de archivos multiplataforma tiene varias utilidades al poder respaldar online diferentes tipos de documentos. Puedes utilizarlos para crear el respaldo fotográfico de tu empresa, o también para compartir archivos importantes y que se requiere que todos los trabajadores tengan a su disposición.

7- Google Calendar

Con el teletrabajo, esta herramienta se ha transformado en una de las más utilizadas por los equipos remotos. Sirve para agendar reuniones y/o recordar eventos de forma online, para así tener todas las fechas anotadas. Además, se sincroniza con los calendarios de los propios smartphones, así que en muchas ocasiones todos los trabajadores tienen la información al alcance.

Esperamos que con esta guía tengas mayor claridad sobre los elementos clave a la hora de trabajar en equipos remotos. Pero si aún te surgen dudas, puedes solicitar una asesoría personalizada en Consultok, donde encontrarás los mejores expertos para realizar preguntas y consultorías según tus necesidades.